Búsqueda de EIN: cómo encontrar un número de identificación fiscal comercial

Un número de identificación de empleador (EIN) es como un número de Seguro Social (SSN) para una empresa. El IRS asigna un EIN, también conocido como número de identificación fiscal federal, a cualquier empresa que sea elegible. Los EIN no siempre son necesarios, pero le explicaremos por qué tener uno puede beneficiar a su empresa y cómo realizar una búsqueda de EIN cuando no puede encontrar el suyo.

• ¿Qué es un EIN?
• ¿Mi empresa necesita un EIN?
• ¿Cómo encuentro mi EIN?
• Cómo encontrar un EIN para una empresa
• Cómo cancelar un EIN

¿Qué es un EIN?

El EIN es un identificador único de su empresa. Se utiliza principalmente para fines impositivos. El IRS exige un EIN para cualquier empresa registrada con empleados, corporaciones, sociedades y empresas que presenten declaraciones de impuestos sobre el empleo, los impuestos especiales o el alcohol, el tabaco y las armas de fuego.

Su EIN sirve como el identificador principal de una empresa ante el gobierno. También se lo conoce comúnmente como “número de identificación fiscal (TIN)” o “número de identificación fiscal federal”. Puede usarlo para:

• Presentar declaraciones de impuestos comerciales
• Abrir una cuenta bancaria comercial
• Solicitar préstamos para pequeñas empresas
• Obtener una licencia comercial
• Presentar diversos documentos legales comerciales

Cómo obtener un EIN

Solicitar un EIN es fácil; se puede hacer en línea en cuestión de minutos en el sitio web del IRS o enviando por fax o correo postal el Formulario SS-4 completo al IRS.

Recomendamos que las empresas soliciten un EIN lo antes posible, ya que es fundamental para las funciones comerciales básicas. No necesita un EIN si es un propietario único sin empleados, pero si está buscando ampliar su negocio, obtener un EIN con anticipación es beneficioso.

Solicitar un EIN en línea es más rápido, pero también tiene estas opciones si reside en un estado de EE. UU. o en el Distrito de Columbia:

• Teléfono: (855) 641-6935
• Correo: Servicio de Impuestos Internos, Attn: EIN Operation, Cincinnati, OH 45999

Si es un solicitante internacional y no tiene residencia legal ni lugar de negocios en los EE. UU., puede solicitar un EIN mediante uno de estos métodos:

• Teléfono: (267) 941-1099 (disponible de lunes a viernes de 6 a. m. a 11 p. m., hora del Este)
• Fax: (855) 215-1627 si se encuentra dentro de los EE. UU., o (304) 707-9471 si se encuentra fuera de los EE. UU.
• Correo: Envíe su formulario SS-4 al Servicio de Impuestos Internos, Attn: EIN International Operation, Cincinnati, OH 45999

Si llama para solicitar un EIN, complete el formulario SS-4 con anticipación para tener preparadas las respuestas a las preguntas que le hará el agente. Si presenta su solicitud por fax o correo postal, complete el formulario SS-4 y envíelo por correo postal o por fax al IRS. Estos métodos demoran mucho más que la solicitud en línea: si bien el fax puede generar un EIN en cuatro días hábiles, las solicitudes enviadas por correo postal pueden demorar al menos cuatro semanas en procesarse.

Una vez que reciba su EIN, asegúrese de guardarlo en un lugar seguro. Es poco probable que utilice un EIN con tanta frecuencia como un SSN, por lo que es fácil olvidarlo. Sin embargo, dado que su EIN es el número de identificación fiscal de su empresa, lo necesitará a mano cuando se ocupe de los impuestos y solicite ciertas cuentas financieras o licencias comerciales.

¿Mi empresa necesita un EIN?

Las empresas de todo tipo pueden solicitar un EIN. Sin embargo, el IRS exige que determinadas empresas lo tengan. Si responde afirmativamente a alguna de las siguientes preguntas, necesitará un EIN :

• ¿Su empresa tiene empleados?
• ¿Opera su negocio como una sociedad o corporación?
• ¿Su empresa presenta declaraciones de impuestos sobre el empleo, sobre consumos específicos o sobre el alcohol, el tabaco y las armas de fuego?
• ¿Su empresa retiene impuestos sobre los ingresos no salariales pagados a un extranjero no residente?
• ¿Tiene usted un plan Keogh?
• ¿Su organización está involucrada en un fideicomiso, una organización sin fines de lucro, un patrimonio, un conducto de inversión hipotecaria inmobiliaria, una cooperativa de agricultores o una administración de planes?

Incluso si su empresa es una empresa unipersonal o una LLC de un solo miembro sin empleados, sigue siendo beneficioso obtener un EIN. Facilita la separación de los impuestos personales y comerciales, y puede ser necesario para abrir una cuenta bancaria comercial o solicitar licencias comerciales. Si no tiene un EIN, deberá utilizar su SSN para varios documentos fiscales.

Tenga en cuenta que aquellos que tengan un SSN, un número de identificación fiscal individual (ITIN) o un EIN existente pueden solicitar un EIN.

¿Mi empresa necesita volver a solicitar un nuevo EIN?

En ocasiones, su empresa puede necesitar volver a solicitar un nuevo EIN. El IRS le exige que vuelva a solicitar uno en lugar de modificar el EIN existente de su empresa. Según el IRS, estas son las razones más comunes:

• Cambia la estructura de tu negocio, como constituir una sociedad o convertir tu empresa unipersonal en una sociedad.
• Usted compra o hereda un negocio existente.
• Usted creó un fideicomiso con fondos provenientes de un patrimonio.
• Está sujeto a un procedimiento de quiebra.

Si sus circunstancias requieren que vuelva a solicitar un EIN, el proceso de solicitud es el mismo que si lo solicitara por primera vez.

¿Cómo encuentro mi EIN?

Si ha olvidado su EIN, hay algunas formas de realizar una búsqueda de EIN:

Comuníquese con el IRS para encontrar su EIN

Si no puede encontrar su EIN en ninguno de sus documentos, puede comunicarse con el IRS al 800-829-4933, pero deberá llamarlos de lunes a viernes entre las 7 a. m. y las 7 p. m., hora local.

Si su EIN cambió recientemente y no aparece en documentos anteriores, esta debería ser su primera opción. Asegúrese de que la persona que se comunique con el IRS esté autorizada para hacerlo. Las personas autorizadas generalmente incluyen al propietario único, un socio de una sociedad o un funcionario corporativo.

Verifique en cualquier lugar donde pueda estar registrado su EIN

Realizar una búsqueda de EIN o de número de identificación fiscal debería ser sencillo, ya que debería estar en muchos documentos esenciales. Estos son algunos lugares donde podría aparecer su EIN:

• Aviso CP 575. Cuando el IRS emite un EIN, le envía un CP 575 que confirma su número de identificación de empleador. Es posible que lo hayan emitido digitalmente cuando presentó su solicitud en línea, lo haya enviado por fax o por correo postal. Verifique si recibió una carta electrónica o impresa del IRS que confirme su EIN cuando presentó su solicitud por primera vez.
• Declaraciones de impuestos de años anteriores . Revise sus declaraciones de impuestos sobre la renta, el empleo o los impuestos especiales anteriores. Por lo general, debe incluir su EIN en todas las declaraciones de impuestos, por lo que, suponiendo que no sea la primera vez que usa su EIN, debería estar en la mayoría de los formularios oficiales del gobierno.
• Solicitudes de préstamos o licencias . Es posible que también haya utilizado su EIN al solicitar un préstamo , una licencia o un permiso comercial.
• Banco o institución financiera . Si utilizó su EIN para abrir una cuenta bancaria comercial, intente llamar al banco o visitar una sucursal para obtener el EIN que utilizó cuando abrió la cuenta.

Realizar una búsqueda de número de identificación de empleador no es difícil; no necesita contratar un servicio para encontrar su EIN en su nombre.

Cómo encontrar un EIN para una empresa

La naturaleza de su negocio puede requerir que busque periódicamente los EIN de otras empresas, o puede que desee buscar el EIN de otra empresa para validar su información.

Si la empresa cotiza en bolsa y está registrada en la Comisión de Bolsa y Valores (SEC), puede utilizar el sistema EDGAR de la SEC para buscar el EIN de dicha empresa de forma gratuita. Puede realizar una búsqueda de EIN para organizaciones sin fines de lucro en Guidestar .

Si una empresa no está registrada en la SEC, será más difícil, ya que no existe una base de datos central de EIN para estas empresas. A continuación, se indican algunas estrategias que puede utilizar:

• Comuníquese con el contador de la empresa o con la oficina de finanzas y solicite el EIN, aunque no están obligados a proporcionárselo.
• Busque la empresa en el sitio web del secretario de estado o busque otros documentos locales o federales que puedan estar en línea.
• Contrata un servicio o utiliza una base de datos de paga para realizar la búsqueda de EIN.

Cómo cancelar un EIN

Si solicita un EIN y se da cuenta de que no lo necesita o cierra su negocio, puede cerrar su cuenta comercial con el IRS.

La forma de cerrar su cuenta depende de si alguna vez utilizó el EIN para presentar declaraciones de impuestos o no.

Si nunca utilizó el EIN, envíe una carta al IRS que incluya el nombre legal completo de su empresa, su EIN, la dirección comercial y el motivo por el que necesita cerrar su cuenta. Envíe su carta al Servicio de Impuestos Internos, Cincinnati, OH 45999. Es posible que desee enviar la carta con acuse de recibo certificado para tener confirmación de que el IRS la recibió.

Si ha presentado una declaración de impuestos sobre la renta utilizando el EIN, debe presentar una declaración final antes de que el IRS pueda cerrar su cuenta. Las declaraciones de impuestos comerciales, incluidos el Formulario 1065 , el Formulario 1120-S y el Formulario 1120 , incluyen una casilla de verificación para marcar la declaración como final. Debe presentar una declaración final incluso si no tuvo ingresos ni gastos durante su último año en el negocio.

Una vez que el IRS asigna un EIN, nunca lo asignará a otra entidad comercial, incluso después de cerrar su cuenta comercial. Sigue siendo el número de identificación federal permanente para esa empresa y usted puede volver a abrir su cuenta y reutilizar el EIN para esa misma empresa más adelante si es necesario.